Quando os deslocamentos dos colaboradores são extremamente necessários para o seu negócio, eles precisam fazer parte de um programa sério e bem organizado. Esses dois aspectos são fundamentais para o sucesso da gestão de viagens corporativas.
Por isso, a empresa precisa adotar procedimentos padrões, ficar de olho no orçamento e nos prazos, profissionalizar o setor, entre outras ações. Não é à toa que grandes organizações atualmente consideram as viagens corporativas como um setor extremamente produtivo e não mais como uma despesa extra.
Entenda quais são as boas práticas quando o assunto é organizar viagens de funcionários.
Mantenha o orçamento sob controle
Qualquer setor se torna mais eficiente quando consegue realizar as mesmas coisas só que com um orçamento mais enxuto. Manter o orçamento sob controle, mesmo quando existem muitas passagens aéreas, hospedagens, traslados e viagens de última hora, não é tão fácil.
Logo, você precisa gerir as viagens corporativas para que elas não ultrapassem o limite orçamentário definido. Isso exige muito jogo de cintura, negociações e pesquisas incansáveis para conseguir os melhores preços — tudo sem diminuir o conforto e a qualidade dos deslocamentos dos colaboradores.
Crie um manual de viagens corporativas
Desenvolva um documento, tipo manual, com a política de viagens corporativas. Isso vai padronizar os procedimentos, e geri-las será mais fácil não só para você, mas também para toda a equipe que trabalha no setor.
Ao descrever o passo a passo das ações que envolvem as viagens dos funcionários, você vai estabelecer uma relação clara sobre o que pode e o que não pode quando o assunto é se deslocar para uma reunião importante, um evento ou uma visita a unidades mais distantes.
Esclareça as regras para os colaboradores
Depois de padronizar as regras para as viagens corporativas, o próximo passo é esclarecê-las a todos colaboradores que representam a empresa em outras cidades, estados ou países.
Certifique-se de que todos entenderam como funciona a política de viagens corporativas da organização para que não haja imprevistos ou reclamações posteriores. Seja claro e objetivo em relação a despesas, limites e prazos. Isso vai deixá-los mais seguros e satisfeitos.
Peça comprovação de gastos
Para que a gestão das viagens corporativas tenha vida longa, é preciso que o colaborador preste contas das suas despesas durante o deslocamento. Esse é um dos itens de que você não pode abrir mão.
Não é porque você tem um limite de gastos que ele deve ser utilizado até o teto. Portanto, torne a comprovação das despesas um hábito e crie uma agenda para isso. É fundamental manter o controle do setor e avaliar os resultados do investimento.
Contrate especialistas
Controle do orçamento, regras, manual, prestação de contas, avaliação de resultados. Todas essas ferramentas são primordiais na gestão de viagens corporativas.
Porém, a maior parte das multinacionais já descobriu a fórmula para viajar mais sem comprometer tanto o orçamento da empresa. É a contratação de agências especializadas em viagens corporativas.
As vantagens são grandes, pois você vai contar com uma equipe que tem expertise em encontrar voos mais baratos e parcerias com as melhores redes de hotéis e restaurantes.
Sem dúvidas, essa é uma forma de manter uma equipe enxuta, profissionalizar o setor e conseguir as melhores condições, pois as agências negociam em volume. Com todas essas questões, sua gestão de viagens corporativas será um sucesso. Quer saber como tornar isso possível? Entre em contato com a CwTour.
