Os custos envolvidos em uma viagem corporativa são os mais diversos, podendo chegar a um total bastante significativo. Afinal, é preciso pagar hotel, corridas de táxi ou mesmo um motorista para os traslados, além das passagens (aéreas ou rodoviárias) e da alimentação.
Por conta disso, as empresas precisam definir uma forma de comprovar essas despesas. Geralmente, elas adotam um relatório de despesas padrão. O documento precisa conter informações simples, como o tempo da viagem até o destino, a motivação da iniciativa e, claro, nome do funcionário envolvido.
Além disso, o relatório ainda deve mostrar os itens consumidos e suas quantidades, discriminando, por exemplo, que foram feitas 3 diárias de hotel, 6 refeições e assim por diante. Por fim, o relatório deve prever a entrada de anexos comprobatórios de gastos, mas sem restringir a despesas reembolsáveis.
A boa notícia é que todo esse processo pode ser otimizado através de plataformas online. Um bom exemplo é o Expense Argo – que a CW Tour utiliza. Uma solução completa e descomplicada para o controle de despesas.
Tudo começa com a instalação do aplicativo Argo Mobile. Em seguida, basta o colaborador informar o valor gasto, o motivo e o tipo de despesa. Em seguida, ele anexa a foto do comprovante, que pode ser tirada pelo próprio smartphone.
Pela própria plataforma o gestor autoriza ou não o reembolso e a prestação de contas fica disponível para salvar informações e finalizar processo. Muito melhor e mais eficiente do que ficar preenchendo e gerenciando planilhas, não é mesmo?
Se você também deseja experimentar uma gestão de despesas mais inteligente e eficaz, entre em contato com a gente. Contamos com diversas soluções que vão ajudar a sua empresa a economizar tempo e dinheiro e descomplicar sua viagem!
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