Planejar uma viagem corporativa requer muita atenção. O gestor deve respeitar a política e os interesses da empresa, mas sem descuidar do conforto e segurança de seus colaboradores. Por conta disso, é fácil cometer erros na gestão de viagens corporativas.
Grande parte desses erros podem ser cometidos até mesmo por profissionais extremamente acostumados a viagens corporativas. Por outro lado, muitas vezes, pequenos cuidados já bastam.
Conheça, abaixo, os principais erros cometidos na gestão de viagens corporativas e aprenda a prevenir-se.
Não ter uma política de viagens bem definida
Uma boa política de viagens é fundamental na hora de organizar uma viagem de acordo com os interesses da empresa e que não pese tanto no orçamento. Com ela, o gestor pode ter muito mais controle sobre todos os gastos e descobrir qual a melhor forma de administrar as despesas do viajante. Porém, a política de viagens corporativas não pode ser muito burocrática, ou acaba paralisando o processo.
Não planejar da forma correta
Planejamento é essencial para qualquer empresa que quer crescer no mercado, não é mesmo? No caso das viagens corporativas não seria diferente. Definir com antecedência os principais destinos dos colaboradores e calendário de eventos, por exemplo, facilita o trabalho na hora de conseguir melhores tarifas.
Não contratar um seguro viagem
Muitos pensam que a contratação de um seguro viagem não é necessária. Mas isso é subestimar o imprevisível. Qualquer um está suscetível a acidentes dos mais variados tipos. Além de garantir o bem-estar dos colaboradores, o seguro pode evitar gastos gigantescos de alguma emergência.
Não antecipar os relatórios
Outro erro comum é não fazer relatórios das viagens. Os colaboradores devem registrar onde foram, o que fizeram, qual era o objetivo da viagem e, finalmente, os gastos e recibos da viagem. A empresa deve orientar seu colaborador a fazer isso diariamente. Manter uma relação organizada e atualizada das despesas relativas ao deslocamento é um bom exemplo de gestão eficiente de viagem, que acarreta não apenas em economia, mas também em uma maior transparência nos processos e nas contas da empresa.
Não saber usar o cartão corporativo
O cartão corporativo é um instrumento muito útil quando surge um imprevisto financeiro durante a viagem de negócios. O grande problema está quando abusamos dele. Por isso, os colaboradores devem ser orientados para lançarem mão desse recurso apenas para os gastos necessários e as despesas extras da viagem. Nada de misturar com gastos pessoais. Além de ser errado, vai gerar custos desnecessários à empresa.
