Viajando a Trabalho

Viagem corporativa quem arca com as despesas de hotel

Por 10 de setembro de 2019 Sem comentários

Se você envia seu colaborador para uma viagem corporativa, deve saber quais são suas obrigações para com ele durante o período do deslocamento. É preciso ter em mente que, embora fora do espaço físico da empresa, o funcionário precisa estar totalmente acobertado pelo contratante.

Na prática, isso quer dizer que se o motivo da viagem é o trabalho, a empresa é a grande responsável por fornecer todo o suporte necessário para que o contratado exerça sua função longe de casa. Veja o que é preciso para evitar insatisfação do funcionário e problemas com a justiça trabalhista.

Crie uma política de viagens corporativas

A forma mais prática para deixar claro as responsabilidades da empresa e do funcionário quando for pegar estrada é criar uma política de viagens corporativas. Essas instruções devem ser reunidas em uma espécie de manual ou documento para ser entregue, lido e assinado por todos aqueles que viajam em nome da empresa.

As políticas, quando bem elaboradas, esclarecem dúvidas de ambas as partes e resguardam a corporação de problemas futuros ou interpretações equivocadas. Inclua tudo nos termos os prazos, a pesquisa de preços, as formas de pagamento, as condições de reembolsos, as avaliações etc.

Contrate um seguro viagem

Alguns imprevistos são mais delicados do que outros. Durante uma viagem corporativa, a empresa não pode abrir mão da segurança e da saúde do funcionário.

Para ficar mais tranquila e acobertada, a companhia deve contratar um seguro viagem. Por uma taxa fixa e única, o seguro proporciona assistência em casos de doenças, acidentes ou outros sinistros que vitimizem o seu colaborador.

O primeiro passo é fazer um seguro bom e amplo e pedir que o funcionário permaneça sempre com o número da assistência para possíveis emergências.

Arque com as despesas do hotel

Assim como os custos de alimentação e transporte, a hospedagem deve ser de inteira responsabilidade da empresa, mas o estabelecimento e as condições de reserva são de livre escolha do contratante.

O funcionário não pode exigir localização, padrão ou se prefere deixar o hotel antes ou depois de meio-dia, por exemplo. Cabe à empresa fazer suas escolhas baseando-se nos seus limites de orçamento, mas sempre respeitando todos os direitos do trabalhador.

Portanto, é a empresa que paga pelas diárias, mas existem situações extras que não são de sua obrigação. Por exemplo: o colaborador perdeu o horário do check out e terá que pagar a mais por isso. Se o motivo do atraso não foi ocasionado pelo trabalho, o prejuízo é dele.

Alguns hotéis oferecem ainda comodidades como spa, bar e cassino. Se essas opções não estavam previstas, não é obrigação da corporação quitar esses débitos no encerramento da reserva.

Por essas e outras é indispensável a implantação de uma política de viagens corporativas que contemple todas as questões relacionadas a despesas com hotel, transporte, alimentação, saúde ou lazer que possam acontecer durante um deslocamento a trabalho.

Fazer a gestão de uma viagem corporativa não é fácil, tanto que existem agências especializadas no assunto para prestar consultoria, criar regras específicas, monitorar deslocamentos e avaliar os resultados. Essa é uma ótima forma da empresa se proteger e fazer tudo corretamente. Você já pensou sobre isso? Deixe um comentário!